Як перевести офіс на удаленку? Побудова процесів і команди
Постійний рух, і пошук кращих варіантів, змушує нас знаходити нові рішення для рутинних проблем. Тенденція останніх кількох місяців - переклад офісних співробітників на роботу з дому, або по простому - "удаленка". Давайте разом вивчимо, хто вже пройшов цей шлях, на кого можна рівнятися, і з якими труднощами можна зіткнутися по дорозі.
Успішні компанії, що працюють віддалено
Всі ці компанії довели одне просте правило: "Успіх приходить до тих, хто залучений, і горить своєю справою".
- Toptal - біржа фріланса. Як Кабанчик, тільки в США, і тільки для 3% фрілансерів. Потрібно неабияк потрудитися, щоб потрапити в касту привілейованих виконавців.
- Buffer - сервіс відкладеного постінгу для соціальних мереж. Дев'яносто співробітників з п'ятнадцяти країн. Як думаєте, чи легко керувати ними?
- InVision - компанія займається розробкою ПЗ для дизайнерів. Сімсот співробітників в двадцяти країнах, а серед клієнтів Amazon, Netflix і HBO. Вражає?
- GitLab - репозитарій програмного коду, який купила корпорація Microsoft всього за якісь сім з половиною мільярдів доларів.
- Automattic - студія розробки сайтів. Ну як студія ... Швидше вже ціла корпорація, заснована в 2005-му році.
- Web-студія CSSSR - займається розробкою сайтів і додатків. Ось деякі клієнти: «Альфа Банк», «Тінькофф Банк», «Лабораторія Касперського».
Подивіться уважно на перелічені вище компанії. Нічого не кидається в очі? Правильно! Всі ці компанії працюють в сфері IT і основу їх штату складають розробники, дизайнери, продакт-менеджери. Ті функції, які можуть цілком комфортно працювати без прив'язки до конкретного місця. Для виконання роботи їм потрібно тільки комп'ютер, а іноді досить просто планшета або навіть просто телефону і стабільний інтернет.
У вашого бізнесу схожа структура і бізнес-модель? Ви хочете відмовитися від витрат на утримання офісу? Давайте розглянемо, як можна це зробити.
Як перевести офіс на віддалену роботу?
- Методологія управління проектами. Яку модель використовує ваш бізнес? Для перекладу офісу на удаленку упровадите SCRUM методологію. Працюйте "Спринт" - відрізок часу від 1 до 4 тижнів, в ході якого створюється інкремент бізнес-продукту. Детально ця методологія описана в книзі Джеффа Сазерленда: Scrum: Революційний метод управління проектами
- Щоб Ваші співробітники були більш залучені в життя компанії, і відчували себе причетними до спільної справи, виділіть їм час для роботи над експериментальними проектами, в рамках чинного функціоналу. Наприклад, Ви можете присвятити цьому другу половину п'ятниці, а результати обговорити на ранковому зібранні в понеділок. Все одно, в п'ятницю ніхто не працює :)
- Організуйте простий обмін досвідом між усіма співробітниками компанії. Наприклад, співробітник відділу продажів може підготувати невеликий виступ перед відділом IT, а співробітник відділу IT поділитися досвідом з відділом HR.
Такі змішані наради дозволять Вашій команді знаходити нові й ефективні рішення старих проблем.
- Почніть підготовку керівників відділів. Ці люди стануть опорними стовпами Вашого бізнесу, і від них буде залежати Ваш фінансовий успіх.
- Звільніть керівників від непотрібних завдань. Тепер їх основне завдання - це створення умов для розвитку кожного співробітника, аналітика результатів, впровадження поліпшень робочого процесу.
- Закладіть в план час на мітинги з командою - на удаленке їх потрібно більше, ніж в офісі.
- Розраховуйте ресурси підлеглих. Різні люди краще сприймають різні стилі управління. Вашим керівникам відділів потрібно буде шукати підхід до кожного співробітника, не забувайте про це, і в перший час не вимагайте від них більше, ніж вони зможуть дати.
- Організуйте ефективну систему комунікацій. Ефективне спілкування між відділами - один з основних викликів для бізнесу. Не тільки для віддалених, але і для тих, які мають більше можливостей вибудувати ефективну комунікацію, працюючи в офісі. Ось кілька принципів:
- Важлива інформація повинна доходити до всіх осіб, до яких вона має відношення.
- У одержувачів повинна бути можливість дати зворотний зв'язок.
- Розділіть канали зв'язку на термінові і важливі. Наприклад, це можуть бути пошта і месенджери.
- Залиште місце для флуду і вільного спілкування всередині відділів.
- Можливо, Вам доведеться повністю реорганізувати систему роботи з виконавцями. Так, їх робочий процес мінятися не буде, але від них точно будуть потрібні сильно виражені деякі особистісні якості:
- Дисципліна. В офісі у керівника завжди є можливість зробити зауваження, або проконтролювати співробітника. Якщо це колл-центр, то керівнику групи потрібно дві секунди, щоб перевірити кожного підлеглого. При роботі з дому, він вже так не зможе. Тому дисциплінованість повинна бути зашита в ДНК кожного члена команди.
- Орієнтація на результат. Члени Вашої команди повинні розуміти, куди вони рухаються, і заради чого.
- Проактивність. Так як керівники груп будуть витрачати більше часу на контроль, то у виконавців має бути розвинене проактивное мислення. Він повинен приходити до керівника ні з проблемою, а з рішенням.
- Володіння комп'ютером. У Вашого системного адміністратора не буде можливості їхати до кожного співробітника, щоб подивитися його комп'ютер. Тому всі Ваші співробітники повинні бути з технікою на "ти".
- Організуйте прозору систему контролю. Вам допоможуть:
- CRM. Якщо у Вас все ще не впроваджена CRM, то Ви ніяк не зможете зрозуміти, чим займається відділ роботи з клієнтами. Ви повинні чітко розуміти, скільки дзвінків було зроблено сьогодні, їх результативність та інше.
- Таск-менеджери. Завдання, записана на аркуш паперу живе один день. Завдання, обговорена усно, живе одна година. Тому Вам потрібна система контролю, за допомогою якої Ви зможете зрозуміти, на якому етапі перебуває кожна задача, і хто за неї відповідає. Крім цього, новим співробітникам так буде простіше увійти в курс справи.
- Календарі. Так Ви зможете розуміти, чим зайняті Ваші співробітники, і планувати зустрічі.
- IP-телефонія. Можливість контролю зупиняє операторів колл-центрів від того, щоб грубити клієнтам, або відхилятися від скриптів. Додатково Ви зможете відслідковувати, наскільки ефективно виконавці витрачають робочий час.
Темна сторона роботи без офісу
Перш ніж вважати можливий прибуток при відмові від оренди офісу , Вам потрібно знати, що існує й інша сторона удаленку, нижня частина айсберга. Що може вас чекати на темній стороні?
- Втрата продуктивності і мотивації співробітників. Як би ми того не хотіли, але більшості людей все ще потрібні соціальні контакти в офісі, завдяки яким вони працюють ефективніше.
- Перебудова процесів. Багато речей доведеться автоматизувати і перебудовувати. На це може знадобитися більше ресурсів, ніж Ви заощадите на оренді офісу. Якщо ви велика компанія - це займе ще й багато часу, наприклад IBM взагалі відмовилася від переведення співробітників на віддалену роботу, після декількох років спроб.
- Більше контролю. Ваші керівники середньої ланки будуть витрачати більше часу на контроль виконавців.
- Більше комунікацій. Частиною робочого часу доведеться пожертвувати на підтримку соціальних зв'язків між колегами. Ви отримаєте більше повідомлень в чатах, більше дзвінків в Skype, і більше нарад в Zoom. Там де раніше був один ранкову каву, може виникнути чат на годину з обговоренням вихідних.
- Правильне робоче місце. Ключовий пункт. Не у всіх в квартирі обладнано комфортне місце для роботи за комп'ютером. Деякі живуть вчотирьох з дитиною і собакою в однокімнатній квартирі. Дослідженнями доведено, що продуктивність і задоволеність співробітника багато в чому залежить від навколишнього його середовища. Багато людей із задоволенням приходити в комфортний офіс і віддаються на повну, по тому що потрапляють у сприятливе робоче середовище.
- Корпоративна культура. Дуже складно підтримувати якісну корпоративну культуру, працюючи віддалено. Не рідко в таких компаніях люди перетворюються в безликих виконавців, швидко вигоряють, втрачають інтерес і йдуть на роботу до конкурентів.
Що робити прямо зараз?
Людина - істота соціальна, і у нас залишається потреба в контакті з іншими людьми. Щоб змінити це, потрібно спочатку розробити новий спосіб комунікації. Він повинен дозволяти не просто передавати суху інформацію, а ділитися емоціями та енергією з іншими людьми.
Сьогодні клієнти все ще хочуть організовувати особисті зустрічі у Вас в офісі, щоб перейнятися атмосферою, оцінити серйозність намірів. Співробітники хочуть проводити перерви за чашкою кави в компанії колег, невимушено розмовляючи на абстрактні теми і це нормально.
Тому, ми радимо не стріляти собі в ногу в спробах кардинально ламати систему, змінюючи все процеси. Поступово вишиковуйте організаційну структуру так, щоб з часом можна було безболісно перейти на віддалену роботу.
- Надайте кращим співробітникам можливість повної або часткової роботи з дому.
- Візьміть в оренду офіс меншого розміру, і дайте кожному співробітнику можливість працювати з дому хоча б кілька днів на тиждень.
- З переходом на постійну віддалену роботу, так чи інакше, Ви зіткнетеся з деякими проблемами. Тому краще наймати співробітників з досвідом - вчіться за чужі гроші, не за свої.