Как перевести офис на удаленку? Построение процессов и команды
Постоянное движение, и поиск лучших вариантов, заставляет нас находить новые решения для рутинных проблем. Тенденция последних нескольких месяцев - перевод офисных сотрудников на работу из дома, или по простому - “удаленка”. Давайте вместе изучим, кто уже прошел этот путь, на кого можно равняться, и с какими сложностями можно столкнуться по пути.
Успешные компании, работающие удаленно
Все эти компании доказали одно простое правило: “Успех приходит к тем, кто вовлечен, и горит своим делом”.
- Toptal - биржа фриланса. Как Кабанчик, только в США, и только для 3% фрилансеров. Нужно изрядно потрудиться, чтобы попасть в касту привилегированных исполнителей.
- Buffer — сервис отложенного постинга для социальных сетей. Девяносто сотрудников из пятнадцати стран. Как думаете, легко ли управлять ими?
- InVision — компания занимается разработкой ПО для дизайнеров. Семьсот сотрудников в двадцати странах, а среди клиентов Amazon, Netflix и HBO. Впечатляет?
- GitLab — репозитарий программного кода, который купила корпорация Microsoft всего за какие-то семь с половиной миллиардов долларов.
- Automattic — студия разработки сайтов. Ну как студия... Скорее уже целая корпорация, основанная в 2005-м году.
- Web-студия CSSSR — занимается разработкой сайтов и приложений. Вот некоторые клиенты: «Альфа Банк», «Тинькофф Банк», «Лаборатория Касперского».
Посмотрите внимательно на перечисленные выше компании. Ничего не бросается в глаза? Правильно! Все эти компании работают в сфере IT и основу их штата составляют разработчики, дизайнеры, продакт-менеджеры. Те функции, которые могут вполне комфортно работать без привязки к конкретному месту. Для выполнения работы им требуется только компьютер, а иногда достаточно просто планшета или даже просто телефона и стабильный интернет.
У вашего бизнеса похожая структура и бизнес-модель? Вы хотите отказаться от расходов на содержание офиса? Давайте рассмотрим, как можно это сделать.
Как перевести офис на удаленную работу?
- Методология управления проектами. Какую модель использует ваш бизнес? Для перевода офиса на удаленку внедрите SCRUM методологию. Работайте “спринтами” - отрезок времени от 1 до 4 недель, в ходе которого создается инкремент бизнес-продукта. Детально эта методология описана в книге Джеффа Сазерленда: Scrum: Революционный метод управления проектами
- Чтобы Ваши сотрудники были более вовлечены в жизнь компании, и чувствовали себя причастными к общему делу, выделите им время для работы над экспериментальными проектами, в рамках действующего функционала. Например, Вы можете посвятить этому вторую половину пятницы, а результаты обсудить на утреннем собрании в понедельник. Все равно, в пятницу никто не работает :)
- Организуйте простой обмен опытом между всеми сотрудниками компании. Например, сотрудник отдела продаж может подготовить небольшое выступление перед отделом IT, а сотрудник отдела IT поделиться опытом с отделом HR.
Такие смешанные совещания позволят Вашей команде находить новые и эффективные решения старых проблем.
- Начните подготовку руководителей отделов. Эти люди станут опорными столбами Вашего бизнеса, и от них будет зависеть Ваш финансовый успех.
- Освободите руководителей от ненужных задач. Теперь их основная задача — это создание условий для развития каждого сотрудника, аналитика результатов, внедрение улучшений рабочего процесса.
- Заложите в план время на митинги с командой — на удаленке их нужно больше, чем в офисе.
- Рассчитывайте ресурсы подчиненных. Разные люди лучше воспринимают разные стили управления. Вашим руководителям отделов нужно будет искать подход к каждому сотруднику, не забывайте об этом, и в первое время не требуйте от них больше, чем они смогут дать.
- Организуйте эффективную систему коммуникаций. Эффективное общение между отделами - один из основных вызовов для бизнеса. Не только для удаленных, но и для тех, которые имеют больше возможностей выстроить эффективную коммуникацию, работая в офисе. Вот несколько принципов:
- Важная информация должна доходить до всех лиц, к которым она имеет отношение.
- У получателей должна быть возможность дать обратную связь.
- Разделите каналы связи на срочные и важные. Например, это могут быть почта и мессенджеры.
- Оставьте место для флуда и свободного общения внутри отделов.
- Возможно, Вам придется полностью реорганизовать систему работы с исполнителями. Да, их рабочий процесс меняться не будет, но от них точно потребуются сильно выраженные некоторые личностные качества:
- Дисциплина. В офисе у руководителя всегда есть возможность сделать замечание, либо проконтролировать сотрудника. Если это колл-центр, то руководителю группы нужно две секунды, чтобы проверить каждого подчиненного. При работе из дома, он уже так не сможет. Поэтому дисциплинированность должна быть зашита в ДНК каждого члена команды.
- Ориентация на результат. Члены Вашей команды должны понимать, куда они движутся, и ради чего.
- Проактивность. Так как руководители групп будут тратить больше времени на контроль, то у исполнителей должно быть развито проактивное мышление. Он должен приходить к руководителю не с проблемой, а с решением.
- Владение компьютером. У Вашего системного администратора не будет возможности ехать к каждому сотруднику, чтобы посмотреть его компьютер. Поэтому все Ваши сотрудники должны быть с техникой на “ты”.
- Организуйте прозрачную систему контроля. Вам помогут:
- CRM. Если у Вас все еще не внедрена CRM, то Вы никак не сможете понять, чем занимается отдел работы с клиентами. Вы должны четко понимать, сколько звонков было сделано сегодня, их результативность и прочее.
- Таск-менеджеры. Задача, записанная на лист бумаги живет один день. Задача, обсужденная устно, живет один час. Поэтому Вам нужна система контроля, с помощью которой Вы сможете понять, на каком этапе находится каждая задача, и кто за нее отвечает. Кроме этого, новым сотрудникам так будет проще войти в курс дела.
- Календари. Так Вы сможете понимать, чем заняты Ваши сотрудники, и планировать встречи.
- IP-телефония. Возможность контроля останавливает операторов колл-центров от того, чтобы грубить клиентам, либо отклоняться от скриптов. Дополнительно Вы сможете отслеживать, насколько эффективно исполнители тратят рабочее время.
Темная сторона работы без офиса
Прежде чем считать возможную прибыль при отказе от аренды офиса, Вам нужно знать, что существует и другая сторона удаленки, нижняя часть айсберга. Что может вас ждать на темной стороне?
- Потеря производительности и мотивации сотрудников. Как бы мы того не хотели, но большинству людей все еще нужны социальные контакты в офисе, благодаря которым они работают эффективнее.
- Перестройка процессов. Много вещей придется автоматизировать и перестраивать. На это может понадобиться большее количество ресурсов, чем Вы сэкономите на аренде офиса. Если вы большая компания - это займет еще и много времени, например IBM вообще отказалась от перевода сотрудников на удаленную работу, после нескольких лет попыток.
- Больше контроля. Ваши руководители среднего звена будут тратить больше времени на контроль исполнителей.
- Больше коммуникаций. Частью рабочего времени придется пожертвовать на поддержание социальных связей между коллегами. Вы получите больше сообщений в чатах, больше звонков в Skype, и больше совещаний в Zoom. Там где раньше был один утренний кофе, может возникнуть чат на час с обсуждением выходных.
- Правильное рабочее место. Ключевой пункт. Не у всех в квартире оборудовано комфортное место для работы за компьютером. Некоторые живут вчетвером с ребенком и собакой в однокомнатной квартире. Исследованиями доказано, что продуктивность и удовлетворенность сотрудника во многом зависит от окружающей его среды. Многие люди с удовольствием приходить в комфортный офис и отдаются на полную, по тому что попадают в благоприятную рабочую среду.
- Корпоративная культура. Очень сложно поддерживать качественную корпоративную культуру, работая удаленно. Не редко в таких компаниях люди превращаются в безликих исполнителей, быстро выгорают, теряют интерес и уходят на работу к конкурентам.
Что делать прямо сейчас?
Человек — существо социальное, и у нас остается потребность в контакте с другими людьми. Чтоб изменить это, нужно сначала разработать новый способ коммуникации. Он должен позволять не просто передавать сухую информацию, а делиться эмоциями и энергией с другими людьми.
Сегодня клиенты все еще хотят организовывать личные встречи у Вас в офисе, чтобы проникнуться атмосферой, оценить серьезность намерений. Сотрудники хотят проводить перерывы за чашкой кофе в компании коллег, непринужденно беседуя на отвлеченные темы и это нормально.
Поэтому, мы рекомендуем не стрелять себе в ногу в попытках кардинально ломать систему, меняя все процессы. Постепенно выстраивайте организационную структуру так, чтоб со временем можно было безболезненно перейти на удаленную работу.
- Предоставьте лучшим сотрудникам возможность полной или частичной работы из дома.
- Возьмите в аренду офис меньшего размера, и дайте каждому сотруднику возможность работать из дома хотя бы несколько дней в неделю.
- С переходом на постоянную удаленную работу, так или иначе, Вы столкнетесь с некоторыми проблемами. Поэтому лучше нанимать сотрудников с опытом — учитесь за чужие деньги, не за свои.